Làm freelancer không chỉ là hoàn thành công việc thật tốt—mà còn ở cách bạn hợp tác và giao tiếp với khách hàng!
Bạn có từng tự hỏi làm sao để mình thực sự nổi bật giữa biển người freelancer ngoài kia? Để tôi chia sẻ câu chuyện của chính mình. Chỉ tháng trước, tôi nhận được cuộc gọi từ một trong những khách hàng đầu tiên của mình. Năm 2002, lúc bắt đầu nghề viết tự do, tôi được chị ấy thuê trên Elance (giờ là Upwork) để biên tập một brochure cho công ty chị. Ban đầu tôi nghĩ đây chỉ là một dự án ngắn hạn, ai ngờ lại là điểm khởi đầu cho mối quan hệ kéo dài hơn hai mươi năm. Như chị ấy từng nói vui: “Chúng ta làm việc với nhau còn lâu hơn nhiều cặp vợ chồng ấy nhỉ!”
Khách hàng này đã nhiều lần chuyển sang công ty khác, lập doanh nghiệp mới, bán công ty, rồi lại đảm nhiệm các vị trí lãnh đạo ở những tổ chức khác nhau—và mỗi lần như vậy, chị đều tin tưởng tiếp tục hợp tác với tôi. Công việc có thể thay đổi, vị trí có thể khác, nhưng freelancer chị chọn vẫn là tôi.
Bạn nghĩ tôi may mắn ư? Không hẳn vậy! (Và chị ấy cũng không phải khách hàng lâu năm duy nhất của tôi.) Điều quan trọng là tôi hiểu freelancer không chỉ đơn thuần là người làm xong việc. Quan trọng không kém là trở thành người mà khách hàng cảm thấy không thể thiếu.
Bản thân tôi cũng thường xuyên đi thuê freelancer. Không ít người chỉ xem dự án như một cuộc trao đổi: nhận việc, làm xong, nhận tiền rồi thôi. Nhưng giá trị thực sự—và cả sự hài lòng lâu dài—chỉ đến khi bạn khiến khách hàng muốn quay lại, sẵn sàng giới thiệu bạn cho người khác, và trở thành đối tác lâu dài.
Từ kinh nghiệm hơn 20 năm làm nghề, tôi rút ra 5 bí quyết để bạn nổi bật khi làm freelancer và trở thành người mà khách hàng luôn muốn gắn bó lâu dài.
1. Luôn chủ động cập nhật, giữ liên lạc xuyên suốt với khách hàng
Hãy nổi bật bằng cách KHÔNG “bặt vô âm tín” giữa lúc đang làm dự án!
Tôi từng thuê một bạn freelancer chuyển biên các cuộc phỏng vấn cho khách hàng. Ban đầu mọi thứ rất ổn: bạn ấy chuyên nghiệp, hỏi kỹ về yêu cầu, giao đợt đầu đúng hẹn. Tôi nghĩ mình đã tìm được người tin cậy.
Nhưng rồi đột nhiên, bạn ấy im bặt, không phản hồi email hay tin nhắn nào. Tôi không biết chuyện gì xảy ra, phải chăng email bị lỗi, hay bạn ấy “lặn mất tăm” luôn, trong khi deadline thì ngày càng gần, còn tôi vẫn còn nhiều file cần xử lý.
Tôi gửi tin nhắn nhắc, rồi lại gửi tiếp. Ngày này qua ngày khác, tôi vừa lo vừa bực vì không biết có cần tìm người thay thế không.
Sau đúng 8 ngày, bạn ấy mới xuất hiện và xin lỗi vì không trả lời, giải thích là… đi nghỉ mát! Không báo trước, không thông báo gì, cứ thế “biến mất” khiến tôi và khách hàng phải lo lắng.
Nổi bật khi làm freelancer không phải chỉ làm tốt mà còn phải đảm bảo khách hàng luôn yên tâm về tiến độ và liên lạc.
Tôi rút ra bài học: Làm tốt thôi chưa đủ nếu khách hàng cứ phải lo không biết bạn có hoàn thành đúng hẹn hay không, hoặc bạn có “biến mất” giữa chừng không một lời nhắn. Niềm tin của khách hàng được xây dựng từ chính những lần bạn chủ động xác nhận, cập nhật tình hình, và thông báo kịp thời khi có thay đổi.
Vì vậy, tôi luôn chủ động phản hồi dù là những chuyện nhỏ nhất. Khách gửi tài liệu, tôi báo lại đã nhận được. Dự án kéo dài, tôi cập nhật tiến độ định kỳ, kể cả khi chưa có gì mới. Nếu có rủi ro ảnh hưởng đến deadline—ốm, sự cố kỹ thuật, việc cá nhân hay đi nghỉ—tôi đều báo trước, kèm phương án giải quyết, chứ không đợi đến khi nước đến chân mới xin lỗi.
Thậm chí, nếu khách hẹn gửi tài liệu hôm nay mà tôi chưa nhận được, tôi sẽ chủ động nhắc lại vào cuối ngày (không phải để thúc ép mà để đảm bảo không ai bỏ sót công việc). Đôi khi tôi cũng sợ làm phiền, nhưng thực tế khách hàng luôn đánh giá cao sự chủ động này.
Một khách hàng từng nói với tôi: “Tôi rất trân trọng việc bạn luôn chủ động cập nhật.” Nhờ vậy, tôi lấy đó làm nguyên tắc làm việc của mình.
Chủ động giữ liên lạc, cập nhật rõ ràng là cách bạn chứng minh mình đáng tin cậy, có trách nhiệm, và là người khách hàng có thể yên tâm hợp tác lâu dài.
2. Báo giá hợp lý, thể hiện hiểu đúng và đủ về công việc
Người dọn nhà không phải freelancer, nhưng bài học lại rất giống nhau.
Tôi từng thuê một chị giúp việc báo giá 245 đô để dọn tổng thể căn nhà rất rộng của mình. Giá nghe đã thấy thấp bất thường, nên tôi hỏi lại: “Chị chắc làm được với giá này chứ? Em muốn làm sạch từng ngóc ngách.” Chị ấy tự tin bảo làm nhiều lần rồi, một ngày là xong.
Nhưng thực tế hôm đó lại khác: chị đến muộn vì quên mua dụng cụ, làm mãi đến tận khuya vẫn chưa xong hết, nhiều chỗ vẫn chưa hoàn thiện như cam kết. Tôi vừa mệt vừa bực, thậm chí cảm thấy bị thiệt vì mất thời gian và công sức. Thực ra, tôi sẵn sàng trả cao hơn nếu ngay từ đầu chị nói rõ khối lượng công việc cần nhiều thời gian và chi phí hơn.
Tương tự, nhiều freelancer thường báo giá thấp với hy vọng dễ nhận dự án. Họ không hỏi kỹ, không dự trù các vấn đề phát sinh, không tính công sức cho các lần chỉnh sửa. Đôi khi chỉ chọn đại một con số mong là đủ!
Báo giá thấp quá cuối cùng chỉ khiến mọi bên gặp khó—và bạn là người thiệt nhất.
Quan trọng hơn, cách bạn báo giá cũng thể hiện bạn đã hiểu rõ công việc đến đâu. Nếu báo giá quá thấp, khách hàng sẽ nghi ngại bạn chưa lường hết các đầu việc hoặc dễ bị rối khi dự án phức tạp. Nếu báo giá quá cao mà không giải thích rõ, khách sẽ nghĩ bạn không chắc chắn về năng lực.
Giá hợp lý là mức khách hàng cảm thấy “vừa vặn”—không rẻ đến mức đáng nghi, không cao đến mức ngần ngại, mà thể hiện bạn thực sự hiểu rõ yêu cầu và biết mình làm gì.
Hãy báo giá như một người chuyên nghiệp thực sự hiểu công việc. Khi đó, khách hàng sẽ yên tâm tin tưởng giao việc cho bạn.
3. Đừng chỉ làm rập khuôn theo chỉ đạo—hãy chủ động tư vấn nếu cần
Có những lúc khách hàng chỉ muốn bạn làm đúng theo hướng dẫn. Nhưng nếu khách cần tư vấn, hãy chủ động đề xuất giải pháp.
Tôi từng rất ngại đi cắt tóc, cứ nghĩ do mình không biết chọn kiểu nào. Sau này tôi nhận ra, nhiều người thợ chỉ làm đúng những gì tôi nói, hỏi đi hỏi lại muốn cắt bao nhiêu cm, có tỉa không… mà không đưa ra lời khuyên chuyên môn nào. Trong khi điều tôi cần là sự tư vấn từ người có kinh nghiệm về kiểu nào sẽ hợp với khuôn mặt và dễ chăm sóc.
Kết quả là tôi thường chọn đại, rồi hy vọng may mắn. Tóc thì đúng ý mình nói, nhưng hiếm khi ưng ý thực sự. Bởi vì người thợ chỉ làm đúng “đơn đặt hàng” mà không quan tâm đến mong muốn thật sự của khách.
Tôi từng gặp tình huống tương tự khi thuê freelancer làm menu thả xuống cho website. Tôi không biết kỹ thuật, chỉ nói muốn có menu như vậy. Lập trình viên chỉ im lặng làm theo, không cảnh báo gì. Đến khi phát hiện menu bị lỗi trên nhiều trình duyệt, tôi lại phải thuê người khác sửa, cứ thế mất tiền, mất thời gian mà vẫn không giải quyết được. Đến người thứ ba mới nói: “Menu kiểu này vốn hay lỗi, chị nên chọn giải pháp khác.” Lúc đó, tôi đã tốn cả ngàn đô cho thứ không dùng được.
Nếu bạn nhận ra có vấn đề, hãy chủ động chia sẻ với khách trước khi quá muộn.
Sự khác biệt nằm ở chỗ: bạn chỉ làm máy móc theo yêu cầu, hay bạn thực sự là người đồng hành và tư vấn cho khách hàng.
Một số khách hàng đã biết rõ mình muốn gì, bạn chỉ cần làm nhanh, đúng là ổn. Nhưng rất nhiều khách hàng thực ra cần bạn tư vấn, góp ý, và chủ động đề xuất giải pháp tốt hơn. Đừng ngần ngại chia sẻ chuyên môn, đặt câu hỏi, hoặc cảnh báo rủi ro nếu phát hiện bất cập.
Hãy tinh ý nhận ra khi nào nên làm đúng theo chỉ đạo, khi nào nên chủ động tư vấn. Đa phần khách hàng sẽ đánh giá cao nếu bạn nói ra “Tôi nghĩ có phương án khác tốt hơn” hoặc “Chỗ này có thể gặp rủi ro” còn hơn là im lặng làm theo rồi để họ tự phát hiện ra vấn đề.
Công việc của bạn đôi khi không chỉ là thực hiện đúng yêu cầu, mà còn là giúp khách hàng đạt kết quả tốt nhất.
4. Đọc kỹ và làm đúng hướng dẫn của khách hàng
Nếu khách hàng gửi yêu cầu chi tiết hoặc hướng dẫn, hãy chắc chắn bạn đã đọc kỹ và thực hiện đúng.
Tôi từng đăng một yêu cầu đề xuất rất chi tiết, mô tả rõ phạm vi công việc, các yêu cầu kỹ thuật, deadline, kèm bản vẽ và hình ảnh minh họa chú thích tỉ mỉ để tránh nhầm lẫn.
Thế nhưng, nhiều freelancer gửi báo giá mà rõ ràng không hề đọc kỹ yêu cầu, trả lời chung chung hoặc bỏ qua những điểm quan trọng tôi đề cập. Điều này khiến tôi cảm thấy họ thiếu chuyên nghiệp và không thực sự chú tâm đến công việc.
Tiếp tục các phần sau hoặc dừng tại đây tùy theo nhu cầu sử dụng.
