Làm sao để biết mình có thật sự nổi bật trong nghề freelancer? Tôi có thể chia sẻ với bạn một dấu hiệu mà tôi từng nhận ra. Chỉ mới tháng trước, tôi nhận được cuộc điện thoại từ một trong những khách hàng đầu tiên của mình. Năm 2002, ngay khi tôi vừa bắt đầu sự nghiệp viết tự do, cô ấy thuê tôi qua Elance (nay là Upwork) để biên tập một tờ rơi giới thiệu công ty. Ban đầu, tôi cứ nghĩ đó chỉ là một dự án nhỏ, xong là kết thúc. Nhưng không ngờ, mối quan hệ này lại kéo dài hơn hai mươi năm. Như cô ấy từng đùa với tôi: “Chúng ta còn gắn bó lâu hơn nhiều cặp vợ chồng!”
Từ đó đến nay, khách hàng ấy đã bán công ty tư vấn đầu tiên, mở thêm rồi bán tiếp hai doanh nghiệp khác, giữ nhiều vị trí quản lý ở các công ty lớn – và lần nào cũng tiếp tục hợp tác cùng tôi. Công ty có thể thay đổi, vị trí có thể khác, nhưng người được tin tưởng giao việc vẫn là tôi.
Bạn nghĩ đây là may mắn? Không hẳn đâu. (Và cô ấy cũng không phải khách hàng gắn bó lâu nhất của tôi.) Lý do là tôi hiểu: Làm freelancer không chỉ là hoàn thành công việc tốt, mà quan trọng hơn là trở thành người mà khách hàng không thể thiếu mỗi khi cần hỗ trợ.
Ở vị trí khách hàng, tôi cũng từng nhiều lần thuê freelancer. Tôi từng làm việc với không ít người chỉ xem dự án như một cuộc trao đổi: Làm xong, nhận tiền, rồi thôi. Nhưng giá trị thật sự – cả về tiền bạc lẫn sự hài lòng – chỉ xuất hiện khi bạn biết cách tạo cho khách hàng cảm giác yên tâm, khiến họ muốn quay lại hoặc giới thiệu bạn cho người khác, trở thành đối tác lâu dài.
Dựa vào hơn 20 năm kinh nghiệm, dưới đây là 5 bí quyết giúp bạn nổi bật trong nghề freelancer, biến mình từ người đi tìm việc thành chuyên gia được khách hàng chủ động tìm tới.
1. Luôn chủ động cập nhật, giữ liên lạc với khách hàng
 *Đừng bao giờ tự ý “mất tích” giữa chừng khi dự án chưa xong! getty*
Tôi từng thuê một freelancer để ghi âm lại các cuộc phỏng vấn cho dự án khách hàng. Ban đầu, cô ấy rất chuyên nghiệp, hỏi kỹ mọi thông tin, deadline, gửi lại bản ghi âm đúng chuẩn. Tôi hoàn toàn yên tâm và chuyển sang việc khác.
Nhưng rồi, cô ấy đột nhiên “lặn mất tăm” không một lời báo trước hay giải thích. Sự im lặng kéo dài khiến tôi lo lắng không biết có sự cố gì không, hay chỉ đơn giản là bị “lơ” một cách lịch sự nhưng thiếu tôn trọng – trong khi hạn giao nộp cho khách thì sắp đến, mà vẫn còn nửa số cuộc phỏng vấn chưa làm.
Tôi gửi thêm email nhắc nhở, rồi thêm lần nữa. Thời gian càng trôi qua, tôi càng sốt ruột. Dù vẫn còn thời gian dự phòng, nhưng sự im lặng ấy khiến tôi không khỏi bực bội, lo sợ, thậm chí nghĩ đến phương án phải tìm người thay thế gấp.
Đến khi cô ấy xuất hiện lại – sau tám ngày! – chỉ đơn giản xin lỗi vì không trả lời tin nhắn, nói là vừa đi nghỉ về. Nghỉ mà không một lời báo trước, không bật chế độ trả lời tự động, cứ thế “biến mất” mặc kệ dự án còn dang dở và khách hàng đầy lo lắng.
 *Đừng để khách hàng bất an chỉ vì bạn đi nghỉ mà không thông báo! getty*
Từ trải nghiệm đó, tôi rút ra bài học: Làm tốt thôi chưa đủ, mà còn phải để khách hàng cảm thấy yên tâm trong suốt quá trình làm việc. [Niềm tin hình thành từ những lần bạn chủ động xác nhận, cập nhật tiến độ, hoặc đơn giản là thông báo bạn vẫn đang đồng hành cùng khách](https://www.forbes.com/sites/renaegregoire/2023/11/05/7-ways-to-build-buyer-trust-through-your-b2b-marketing-content/).
Vì vậy, tôi luôn chủ động nhắn lại ngay khi nhận tài liệu từ khách. Nếu trong tuần chưa có tiến triển mới, tôi vẫn gửi cập nhật. Nếu có bất kỳ điều gì ảnh hưởng đến tiến độ – ốm đau, trục trặc kỹ thuật, việc riêng hay nghỉ phép – tôi đều báo trước rõ ràng và đưa ra phương án xử lý, chứ không để khách phải đoán già đoán non.
Thậm chí tôi còn chủ động hỏi lại nếu khách hẹn gửi tài liệu mà chưa nhận được, không phải để hối thúc mà chỉ để chắc chắn không có gì bị bỏ sót. Đôi lúc tôi cũng sợ làm phiền, nhưng rồi nhận ra khách hàng thích được cập nhật còn hơn phải tự lo không biết freelancer có đang quan tâm tới công việc hay không.
Khách hàng thực sự để ý đến điều này. Một trong những khách hàng lâu năm nhất từng khen tôi “luôn chủ động chốt thông tin”. Tôi rất tự hào về điều đó, và thói quen ấy vẫn theo tôi đến bây giờ.
Chủ động cập nhật chính là cách bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, trách nhiệm và đáng tin cậy – giúp khách hàng yên tâm, không phải lo lắng suốt dự án.
2. Đưa ra báo giá dựa trên hiểu biết thực tế về công việc
 *Công việc dọn dẹp cũng là lao động tự do, nên bài học này hoàn toàn áp dụng được. getty*
Tôi từng thuê một người dọn nhà với mức giá chỉ 245 đô cho gói làm sạch rất kỹ toàn bộ căn nhà rộng lớn của mình. Nghe giá, tôi biết ngay là quá thấp, nên phải hỏi lại – dù sợ bị hiểu nhầm là chê bai.
“Tôi muốn xác nhận bạn tính toán kỹ chưa? Nhà tôi khá rộng, và chúng tôi muốn dọn thật chi tiết.” Cô ấy tự tin trả lời đã từng làm nhiều, một ngày là xong, giá thế là ổn.
Nhưng thực tế lại khác. Đầu tiên cô ấy đến muộn cả tiếng vì bận mua đồ. Khi bắt đầu dọn, tôi để ý thời gian trôi rất nhanh mà công việc vẫn chưa xong. Đến tối muộn cô ấy mới sang được bếp; gần nửa đêm vẫn còn loay hoay. Rốt cuộc, nhiều hạng mục vẫn chưa hoàn thành như cam kết.
Thành thật mà nói, tôi không cảm thấy tiết kiệm gì với mức giá rẻ, chỉ thấy mệt mỏi và rắc rối. Tôi sẵn sàng trả nhiều hơn nếu ngay từ đầu cô ấy nói rõ thời gian và công sức thực sự cần thiết.
Điều này cũng thường xảy ra với freelancer báo giá quá thấp, nghĩ rằng giá rẻ dễ được chọn. Nhưng họ lại không tìm hiểu kỹ, không tính thời gian chỉnh sửa, không dự phòng trường hợp phát sinh. Họ chỉ đưa ra con số hấp dẫn rồi mong mọi thứ suôn sẻ.
 *Báo giá hợp lý cho thấy bạn hiểu rõ công việc và giúp cả bạn lẫn khách hàng tránh phiền toái. getty*
Báo giá không chỉ là phép tính tiền bạc, mà còn là cách bạn thể hiện sự hiểu biết về công việc. Qua báo giá, khách hàng có thể đánh giá bạn đã nắm rõ phạm vi dự án chưa, đã lường trước những tình huống phát sinh hay chưa, và liệu họ có thể tin tưởng bạn không. Nếu giá quá thấp, tôi sẽ nghi ngờ bạn bỏ sót chi tiết quan trọng. Nếu giá quá cao mà không rõ lý do, tôi lại lo bạn đang “đội giá” do chưa nắm hết công việc.
Mức giá hợp lý là mức giá khiến khách hàng cảm thấy vừa phải, không quá thấp để lo lắng về chất lượng, cũng không quá cao để e ngại bị phí tiền – quan trọng là thể hiện bạn hiểu rõ mình đang nhận trách nhiệm gì.
Nếu bạn báo giá dựa trên hiểu biết thực tế, khách hàng sẽ tin tưởng giao việc cho bạn hơn.
3. Đừng chỉ làm đúng yêu cầu – hãy chủ động tư vấn khi cần thiết
 *Hãy biết khi nào cần làm đúng yêu cầu, khi nào nên đóng vai trò tư vấn cho khách hàng. getty*
Tôi từng rất sợ đi cắt tóc, và cứ nghĩ mình khó tính vì không biết chọn kiểu gì. Nhưng về sau tôi nhận ra, vấn đề là tôi thường gặp những người chỉ làm đúng những gì tôi nói, thay vì tư vấn cho tôi một phương án phù hợp.
Câu chuyện thường là: tôi ngồi xuống ghế, nói muốn kiểu tóc vừa đẹp vừa dễ chăm, không thích mái thẳng. Tôi chốt lại: “Tôi tin vào gu thẩm mỹ của bạn.” Ý tôi là: “Bạn là chuyên gia, hãy giúp tôi chọn kiểu phù hợp với khuôn mặt, chất tóc, lối sống.” Nhưng đa phần tôi lại nhận được hàng loạt câu hỏi kỹ thuật như: “Cắt ngắn bao nhiêu? Có muốn tỉa lớp không? Phần sau xử lý thế nào?”
Tôi nghĩ: “Đây chẳng phải chuyên môn của bạn sao?” Tôi tìm đến thợ chuyên nghiệp là để nhận tư vấn, đâu phải tự quyết định từng chi tiết kỹ thuật.
Vì ngại tranh luận, tôi đành chọn đại và hi vọng vào may mắn. Kết quả là kiểu tóc đúng yêu cầu, nhưng rất hiếm khi tôi thực sự hài lòng. Thợ chỉ làm đúng ý tôi chứ không giúp tôi giải quyết vấn đề thật sự.
Với freelancer cũng vậy. Có lần tôi thuê người làm menu thả xuống cho website. Nghe thì đơn giản, nhưng tôi không biết chức năng này có thể gây lỗi giao diện. Người nhận việc cũng không tư vấn gì, chỉ làm đúng như tôi đặt hàng.
 *Chủ động thông báo cho khách hàng nếu phát sinh vấn đề liên quan đến dự án. getty*
Sau khi phát hiện menu không hoạt động trên một số trình duyệt, tôi phải thuê người sửa. Kết quả là lại phát sinh lỗi khác. Đến người thứ ba thì mới chỉ ra rằng menu này vốn không phù hợp, nên cân nhắc phương án khác. Đến lúc đó, tôi đã mất hơn 1.000 đô cho một chức năng không dùng được.
Tại sao những người trước không nói cho tôi biết? Tại sao chỉ làm đúng yêu cầu mà không tư vấn? Đến lúc gặp được người chịu tư vấn thật sự, tôi mới nhận ra giá trị của việc chủ động trao đổi với khách hàng.
Bạn cần biết phân biệt khi nào khách muốn bạn chỉ làm đúng theo yêu cầu, khi nào họ cần bạn đóng vai trò tư vấn. Nếu họ cung cấp thông tin rất chi tiết, chắc chắn về giải pháp, cứ làm đúng như mong muốn. Nhưng nếu họ còn mơ hồ, hoặc bạn nhận ra rủi ro, hãy chủ động góp ý, đề xuất phương án tốt hơn. Đa số khách hàng sẽ đánh giá cao sự chủ động này thay vì phát hiện ra bạn biết mà lại im lặng.
Nhiệm vụ của bạn không chỉ là làm đúng những gì khách hàng yêu cầu, mà còn là giúp họ đạt được kết quả tốt nhất.
4. Gây ấn tượng với khách hàng bằng cách TUÂN THỦ HƯỚNG DẪN
Nếu khách hàng tiềm năng gửi cho bạn bản mô tả dự án (RFP) hoặc cung cấp hướng dẫn bổ sung, hãy đảm bảo bạn đọc kỹ đến từng chi tiết!
Tôi từng dành gần cả tiếng đồng hồ để soạn một bản yêu cầu dự án chi tiết, nhưng nhiều freelancer gửi đề xuất mà chẳng buồn đọc kỹ. Có những phản hồi như: “Chào bạn, bạn có thể chia sẻ thêm về dự án không? Bạn có danh sách các yêu cầu cụ thể chưa? Có thể gửi ví dụ về website bạn muốn tham khảo không?” – dù tôi đã nêu rất rõ trong mô tả. Điều này cho thấy freelancer đó không hề để tâm đọc yêu cầu của tôi và tôi chắc chắn loại họ khỏi danh sách.
Không phải tự dưng khách hàng đề ra các hướng dẫn hay yêu cầu. Ví dụ, khi tôi dặn ghi từ “việt quất” lên tiêu đề đề xuất là để lọc email, hoặc khi định thời hạn, nêu ngân sách, yêu cầu trình bày – tất cả đều quan trọng với thành công dự án. Việc bạn làm đúng chứng tỏ bạn chú ý, quan tâm và chuyên nghiệp. Nếu bạn bỏ qua hướng dẫn đơn giản, khách hàng khó tin bạn sẽ làm tốt những điều lớn hơn.
Nhiều người gửi cùng một bản đề xuất cho hàng loạt dự án chỉ để “lấy số”, nhưng chỉ cần đọc kỹ và trả lời đúng trọng tâm, bạn đã nổi bật hơn rất nhiều ứng viên khác. Hãy làm đúng theo hướng dẫn, bạn sẽ ghi điểm lớn nhờ sự tôn trọng và chuyên nghiệp.
5. Lắng nghe trực giác và biết đặt giới hạn
Muốn thành freelancer xuất sắc, bạn cần học cách nhận biết và tin vào trực giác của mình.
Có lần, tôi nhận dự án từ khách hàng ban đầu rất hợp tác, nhưng khi làm việc lại liên tục tranh luận, phản bác mọi đề xuất của tôi. Tôi đề xuất cải tiến nhưng đều bị bác bỏ hoặc xem như “thách thức”. Sau một cuộc gọi đầy tranh cãi, tôi quyết định hoàn tiền và từ chối hợp tác, với thông điệp rõ ràng: nếu khách hàng không tin tưởng và sẵn sàng lắng nghe chuyên môn, thì không cần đến dịch vụ của tôi.
Có những khách hàng chỉ muốn ai đó xác nhận quyết định của họ chứ không thực sự cần tư vấn. Họ không muốn đổi mới hay giải pháp sáng tạo, chỉ cần ai đó “hợp pháp hóa” ý kiến cũ. Đó không phải kiểu công việc tôi theo đuổi.
Tôi luôn để ý các dấu hiệu báo động từ sớm: khách hàng phản bác mọi đề xuất, chỉ thích giải thích lý do không thể làm, xem mọi lời khuyên là “thách thức”. Giá trị của bạn nằm ở chuyên môn. Đừng để những khách hàng khó chiều làm bạn mất tự tin.
Khẳng định vị thế freelancer bằng cách thực sự làm chủ công việc tự do
Thành công của freelancer không chỉ nằm ở việc hoàn thành công việc, mà còn ở cách tiếp cận và làm việc với khách hàng!
Bạn không cần phải là người rẻ nhất, nhanh nhất hay giỏi nhất. Quan trọng là bạn trở thành người đầu tiên khách hàng nghĩ tới khi có dự án và là người họ muốn giới thiệu cho người khác. Điều này đến từ việc bạn giúp khách hàng cảm thấy mọi thứ đơn giản, thuận tiện, chủ động giải quyết vấn đề, giao tiếp rõ ràng, và coi thành công của khách hàng là thành công của mình.
Làm việc chất lượng sẽ giúp bạn được trả công xứng đáng và xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài. Ai hiểu được điều này sẽ có sự nghiệp tự do vững chắc như một doanh nghiệp thực thụ.
Hãy là freelancer mà khách hàng không thể thiếu, người mà họ luôn muốn đồng hành lâu dài. Khi đó, bạn thực sự nổi bật và giữ được khách hàng trong hành trình sự nghiệp của mình.
