Câu nói “Làm việc thông minh thay vì chỉ chăm chỉ” dường như đã trở thành lời khuyên quen thuộc nhưng ít ai thực sự áp dụng được vào thực tế. Dù thường nghe hoặc đọc, nhưng để tìm ra giải pháp cụ thể, ứng dụng được cho bản thân lại là chuyện khác. Nhiều nhà lãnh đạo cũng bối rối với bài toán này: ngày qua ngày, họ bị cuốn vào việc chuyển dữ liệu qua lại giữa các hệ thống, phân tích những chi tiết hoàn toàn có thể tự động hóa, hoặc xử lý các đầu việc quan trọng nhưng lại không khai thác được hết năng lực lãnh đạo của mình. Họ dành nhiều thời gian cho những tác vụ lặp đi lặp lại, dẫn đến cạn kiệt năng lượng, mà lại không phát huy được khả năng sáng tạo hay tư duy chiến lược.
AI: Không Chỉ Là Công Cụ Tự Động, Mà Còn Giúp Lãnh Đạo Phát Huy Giá Trị Chiến Lược
Nhiều người vẫn lo ngại AI sẽ làm mất đi giá trị cá nhân hoặc năng lực riêng biệt của mình. Nhưng thực tế, chính việc dồn hết tâm trí vào những đầu việc lặp lại, không phát triển mới là nguyên nhân khiến chúng ta không còn sức sáng tạo và cạn kiệt ý tưởng. AI ngày nay đã vượt xa những tính năng tự động hóa cơ bản, giúp các trưởng nhóm xây dựng được quy trình loại bỏ các tác vụ nhàm chán, xác định sớm thông tin then chốt, từ đó tạo điều kiện cho thành viên tập trung vào những công việc thực sự ý nghĩa. Bài viết này từng đề cập cách AI giúp lãnh đạo làm việc hiệu quả, tiết kiệm thời gian, giữ năng lượng để xử lý những nhiệm vụ cần đến trải nghiệm, phán đoán và cảm nhận của con người. Để tận dụng AI tốt nhất, bạn hãy thử tự hỏi:
- Đầu việc nào đang khiến đội ngũ của bạn bị quá tải?
- Nhiệm vụ gì nhất định cần con người quyết định?
- Việc gì khiến bạn cảm giác bị “hút cạn” năng lượng?
Muốn trả lời các câu hỏi trên, bạn nên vạch ra luồng công việc của từng thành viên, quan sát thực tế để nhận diện những điểm có thể cải thiện mà bình thường dễ bỏ qua.
Những Lĩnh Vực Nào Nên Ứng Dụng AI?
Tôi vẫn nhớ lần đầu thử nghiệm một công cụ AI để xem nó giúp mình tiết kiệm được gì. Tôi đã thử nhờ AI tóm tắt một tài liệu dài thành một danh sách việc cần làm, kèm liên kết tới các tài nguyên quan trọng. Việc này trước đây tôi phải mất hàng giờ, còn AI chỉ mất vài giây. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng lại ở các tác vụ nhỏ lẻ, AI sẽ không phát huy hết tác dụng với cả đội nhóm. Sự thay đổi lớn chỉ xảy ra khi bạn không chỉ dùng AI cho từng việc nhỏ, mà mạnh dạn để AI đảm nhận trọn vẹn một bước trong quy trình của đội.
Hầu như ai cũng phải dành khá nhiều thời gian mỗi ngày cho những việc lặp lại như lên lịch, làm báo cáo định kỳ, hoặc gửi email nhắc nhở. Tuy nhỏ, nhưng những đầu việc này cộng lại sẽ lấy đi nhiều công sức và thời gian. Để thực sự thay đổi, hãy học tập cách các doanh nghiệp đang mở rộng hiệu quả nhờ AI. Ví dụ, Talkspace ứng dụng AI để hỗ trợ chuyên gia tư vấn ghi chú, sắp xếp thông tin và giảm thời gian làm việc giấy tờ. AI còn giúp họ phát hiện các dấu hiệu cảnh báo qua phân tích ngôn ngữ trong báo cáo khách hàng, từ đó tiết kiệm thời gian, giúp chuyên gia tập trung vào công việc chuyên môn.
Tương tự, BetterUp coi AI như một “trợ lý ảo”. Họ dùng AI để phân tích các tương tác khách hàng, làm nổi bật thông tin hữu ích cho huấn luyện viên, nhận diện xu hướng, đề xuất các bước hành động và theo dõi tiến trình. Nhờ đó, huấn luyện viên có thể dành nhiều thời gian hỗ trợ cá nhân hóa cho từng khách hàng.
Nếu muốn bắt đầu, bạn chỉ cần xác định 2–3 đầu việc lặp lại mà ai cũng phải làm, rồi thử cho AI tự động hóa. Như tôi từng chia sẻ, bước ngoặt xảy ra khi lãnh đạo không còn hỏi “AI có giúp được việc này không?” mà chuyển sang “AI sẽ giúp việc này như thế nào?”. Lưu ý, sản phẩm AI tạo ra nên được coi là bản nháp ban đầu, luôn cần kiểm duyệt bởi con người để đảm bảo chất lượng.
AI Hỗ Trợ Dự Báo Và Ngăn Ngừa Lỗi Sai
Việc trì hoãn không chỉ gây phiền toái mà còn có thể phát sinh rủi ro lớn. Một số doanh nghiệp số đã ứng dụng AI để rà soát các báo cáo, phát hiện sớm những dấu hiệu cảnh báo vấn đề tiềm ẩn và chủ động nhắc nhở chuyên gia vào cuộc khi cần thiết. AI không tự động sửa lỗi mà đóng vai trò hỗ trợ, cung cấp cảnh báo, giúp người làm chủ động hơn trong xử lý.
Các ngành khác cũng tận dụng AI để phát hiện bất thường. Chẳng hạn, các công ty tài chính dùng AI để tự động phát hiện mẫu lặp lại hay điểm bất thường, còn các chuyên gia sẽ kiểm tra, xác nhận và xử lý. Kết hợp khả năng phát hiện nhanh của AI với chuyên môn của con người giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng và mở rộng quy mô công việc. Những ví dụ này cho thấy xu hướng ứng dụng AI vào công việc nhằm dự báo và phòng ngừa thách thức. Hãy xác định các điểm cần kiểm soát sớm để tránh lỗi hoặc trì hoãn, rồi dùng AI hỗ trợ cảnh báo đúng lúc.
Tối Ưu Hóa Tương Tác Khách Hàng Vừa Quy Mô, Vừa Cá Nhân
Giao tiếp chủ động, thường xuyên và tinh tế là yếu tố then chốt trong quan hệ khách hàng, đối tác. AI có thể tự động hóa các thông báo định kỳ, nhắc nhở, hoặc tin nhắn theo dõi mà vẫn giữ yếu tố cá nhân hóa. Nhờ vậy, bạn không bỏ lỡ dịp quan trọng để kết nối với khách hàng. Hãy để AI lên lịch nhắc giao tiếp và gợi ý mẫu thư chuẩn cho từng trường hợp. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm thời gian chuẩn bị, đảm bảo các mối quan hệ được duy trì tốt hơn.
Ứng Dụng AI Đúng Cách Để Tôn Vinh Yếu Tố Con Người Trong Lãnh Đạo
Khi AI ngày càng thông minh, chúng ta càng có điều kiện để giải phóng con người khỏi những việc nhàm chán, tập trung vào sáng tạo và phát triển. Việc tích hợp AI không có nghĩa là thay thế con người, mà là giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực. Nếu xây dựng hệ thống AI lấy con người làm trung tâm, bạn sẽ tạo ra môi trường làm việc tích cực, giảm áp lực, giúp mỗi người phát triển tối đa.
Để ứng dụng AI hiệu quả, hãy đề nghị đội nhóm ghi lại các bước trong quy trình công việc, từ đó nhận diện các khâu lặp lại hoặc dễ phát sinh rủi ro. Tiếp theo, thiết lập những điểm dừng để con người kiểm soát, ra quyết định cuối cùng. Quá trình này giúp AI được tích hợp một cách tự nhiên vào công việc. Tuy nhiên, đừng dừng lại ở đó. Đội nhóm cần có kế hoạch kiểm tra, điều chỉnh thường xuyên nhằm đảm bảo AI thực sự hỗ trợ năng suất và tăng sự gắn bó của nhân viên với công việc.
Tags: AI trong lãnh đạo, Tối ưu hiệu suất công việc, Ứng dụng AI doanh nghiệp
