Đã bao giờ bạn gặp một “vật thể ma” trong bảng tính của mình chưa? Đó có thể là hộp văn bản trong suốt mà bạn hay vô tình nhấp vào, hoặc một biểu đồ khó chọn. Thay vì bực mình, hãy sử dụng Bảng Chọn (Selection Pane), một thanh công cụ ẩn liệt kê mọi đối tượng trên trang tính để bạn quản lý chúng dễ dàng.
Cách mở và sử dụng Bảng Chọn trong Excel
Bảng Chọn trong Excel hiển thị tất cả các thành phần không nằm trong ô, như biểu đồ, hình ảnh, hình khối, hộp văn bản và các điều khiển biểu mẫu.
Theo mặc định, công cụ này bị ẩn. Nếu không chủ động tìm, bạn khó lòng phát hiện ra nó. Tuy nhiên, khi được kích hoạt, nó hoạt động như một thanh bên chuyên dụng, theo dõi mọi đối tượng “nổi” phía trên lưới ô.
Nếu thích dùng chuột, bạn hãy vào tab “Home” (Trang chủ), mở menu “Find & Select” (Tìm & Chọn) và nhấp vào “Selection Pane” (Bảng Chọn).
Nếu đã chọn sẵn một đối tượng (như hình khối hoặc ảnh), hãy chuyển sang tab “Shape Format” (Định dạng Hình dạng) hoặc “Picture Format” (Định dạng Ảnh) và nhấp vào “Selection Pane” (Bảng Chọn).
Cách nhanh nhất là dùng phím tắt: Alt+F10.
Theo mặc định, Bảng Chọn sẽ đóng ở bên phải màn hình. Để biến nó thành cửa sổ nổi có thể di chuyển, hãy nhấp và kéo phần tiêu đề của bảng.
Quản lý các lớp và thứ tự xếp chồng
Trong Excel, mỗi đối tượng bạn thêm vào đều nằm trên một lớp riêng. Khi chúng chồng lên nhau, giống như các tờ giấy xếp chồng, bạn sẽ khó nhấp vào đối tượng ở bên dưới. Bảng Chọn giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép bạn tương tác trực tiếp với các lớp mà không cần dịch chuyển chúng đi.
Xác định đối tượng trực quan
Đây là cách nhanh nhất để phân biệt đối tượng hữu ích với những “vật thể ma” có thể xóa đi.
Cách sắp xếp lại thứ tự các lớp
Thứ tự tên trong Bảng Chọn tương ứng với thứ tự xếp chồng trên trang tính: đối tượng ở đầu danh sách nằm trên cùng (được chèn gần đây nhất), còn đối tượng ở cuối danh sách nằm dưới cùng (được chèn đầu tiên).
Thay vì nhấp chuột phải và chọn các tùy chọn sắp xếp, bạn chỉ cần nhấp và kéo tên đối tượng lên hoặc xuống trong danh sách để đưa nó ra trước hoặc ra sau.
Bạn cũng có thể chọn tên đối tượng và sử dụng các mũi tên ở đầu bảng.
Ẩn đối tượng để truy cập lưới bên dưới
Một trong những điều khó chịu nhất là khi biểu đồ lớn hoặc hình nền che mất các ô phía sau. Nếu cần chỉnh sửa công thức hoặc giá trị bị che, bạn phải tạm di chuyển đối tượng, chỉnh sửa xong rồi kéo nó về vị trí cũ.
Bảng Chọn cung cấp giải pháp đơn giản hơn nhiều: biểu tượng con mắt.
Bật/tắt khả năng hiển thị từng đối tượng
Bên phải mỗi tên đối tượng trong Bảng Chọn có một biểu tượng hình con mắt đang mở.
Nhấp vào biểu tượng này, đối tượng tương ứng sẽ ngay lập tức biến mất khỏi lưới. Đừng lo, nó không bị xóa mà chỉ tạm thời vô hình.
Nhấp lại vào biểu tượng để hiện đối tượng trở lại.
Ẩn tất cả các đối tượng cùng lúc
Ở đầu Bảng Chọn có hai nút hữu ích: Hide All (Ẩn Tất cả) và Show All (Hiện Tất cả).
Đổi tên và nhóm đối tượng để tổ chức tốt hơn
Theo mặc định, Excel đặt tên chung chung như “Hình chữ nhật 4” hay “Hộp văn bản 12”, những tên này chẳng nói lên điều gì. May mắn là Bảng Chọn cho phép bạn đổi tên chúng.
Cách đổi tên đối tượng
Để đặt tên tùy chỉnh, hãy nhấp đúp vào tên đối tượng trong Bảng Chọn, nhập tên mới có tính mô tả và nhấn Enter.
Việc đổi tên này có hai lợi ích chính:
Đơn giản hóa danh sách bằng cách nhóm
Nếu bảng tính có nhiều đối tượng như logo, tiêu đề và hình nền, danh sách Bảng Chọn sẽ nhanh chóng trở nên rối mắt. Trong trường hợp này, bạn nên nhóm các đối tượng lại để quản lý chúng như một khối thống nhất.
Thay vì chọn các đối tượng trực tiếp trên lưới (dễ làm mất vùng chọn), hãy chọn chúng đồng thời trong Bảng Chọn bằng cách giữ Ctrl và nhấp vào từng tên. Sau đó, trong tab Shape Format (Định dạng Hình dạng) hoặc Picture Format (Định dạng Ảnh), nhấp vào “Group” (Nhóm), hoặc nhấn Ctrl+G.
Nếu đã chọn nhiều loại đối tượng khác nhau, bạn có thể dùng một trong hai tab vì cả hai đều có công cụ Nhóm.
Cuối cùng, đổi tên nhóm bằng cách nhấp đúp vào nó trong thanh bên và nhập tên mô tả.
Nhóm lồng nhau
Bảng Chọn của Excel còn hỗ trợ nhóm lồng nhau, rất hữu ích cho các bố cục phức tạp. Ví dụ, bạn có thể nhóm hai hình khối, sau đó chọn nhóm đó cùng một hộp văn bản riêng để tạo thành một nhóm mới, lớn hơn.
Trong Bảng Chọn, cấu trúc này sẽ hiển thị dưới dạng phân cấp: nhóm chính có mũi tên để mở rộng, bên trong chứa hộp văn bản và nhóm con.
Luôn đổi tên nhóm trước khi thêm nó vào một nhóm lớn hơn. Dù bạn có thể dễ dàng đổi tên nhóm cấp cao nhất, nhưng trong một số phiên bản Excel, tên của nhóm con bên trong sẽ bị khóa ngay sau khi tạo. Nếu bạn để tên mặc định khó hiểu như “Group 1”, nó có thể giữ nguyên trừ khi bạn bỏ nhóm mọi thứ và làm lại.
Bảng Chọn là công cụ thiết yếu để quản lý đối tượng nổi trong Excel. Tuy nhiên, để tránh danh sách quá dài, bạn có thể chèn hình ảnh trực tiếp vào ô. Cách này sẽ gắn hình ảnh vào các điểm dữ liệu cụ thể mà không chồng chéo lên đối tượng khác hay che lấp ô, giúp Bảng Chọn chỉ tập trung vào các biểu đồ và hình khối thực sự cần lớp riêng.
Tags: Excel Tips, Data Organization, Productivity ToolsExcel Tips, Data Organization, Productivity Tools
